Chatbot concierge per hotel: la reception che non chiude mai

La sfida

Il front office di un hotel indipendente lavora su turni: notte, primo mattino e weekend restano scoperti, proprio quando gli ospiti internazionali fanno più domande — orari colazione, check-in anticipato, transfer, ristoranti nei dintorni. Una risposta tardiva, o in una lingua approssimativa, peggiora la prima impressione prima ancora dell'arrivo.

La struttura ci ha chiesto un sistema che rispondesse subito, in ogni lingua parlata dai propri ospiti, senza sostituire la reception ma alleggerendone il carico nelle ore di punta e fuori orario.

Cosa abbiamo costruito

• Knowledge base RAG: regolamento della struttura, orari, servizi interni e convenzioni locali diventano una base di conoscenza consultata in tempo reale, aggiornabile senza riscrivere il bot.
• Integrazione con il PMS: il concierge legge stato di prenotazione e camera assegnata, così risponde in modo personalizzato ("il check-in è alle 15, la colazione in camera è già inclusa") invece di dare risposte generiche.
• Cinque lingue in tempo reale: italiano, inglese, francese, tedesco e spagnolo, con lo stesso tono in tutte le lingue, calibrato sullo stile della struttura.
• Smistamento allo staff: le richieste che servono un intervento fisico o una decisione umana vengono passate automaticamente al reparto giusto, con il contesto della conversazione già raccolto.

Si parte da una preanalisi gratuita

Prima di scrivere una riga di codice abbiamo fatto — senza alcun costo per la struttura — una preanalisi sulle domande reali poste dagli ospiti negli ultimi dodici mesi: è così che abbiamo definito fattibilità e perimetro del progetto. Come per ogni progetto aimybusiness, questa fase iniziale è sempre gratuita. Il prototipo e l'integrazione con il PMS sono stati poi realizzati come fase a pagamento, con un costo commisurato alla complessità dell'integrazione con il gestionale e con i canali di prenotazione.

Il risultato

Il concierge risponde in pochi secondi a qualunque ora, gestisce in autonomia la maggior parte delle richieste pre e post-soggiorno e smista alla reception solo i casi che richiedono una decisione umana. Il beneficio è più marcato di notte e nei weekend, quando prima le richieste restavano senza risposta fino al turno successivo.

A chi lo consigliamo

• Strutture ricettive indipendenti con ospiti internazionali e reception non presidiata 24 ore su 24.
• Chi vuole integrare le richieste degli ospiti con il proprio PMS senza cambiare gestionale.
• Realtà che vogliono misurare l'impatto su un prototipo reale prima di investire nell'integrazione completa.

Servizi coinvolti: Agenti AI · Academy